Kế Toán Kho Là Gì? Phải Làm Những Công Việc Gì?

Chắc chắn các bạn sinh viên kế toán đã nhiều lần nghe tới vị trí kế toán kho, và trên thực tế rất nhiều bạn đã tìm hiểu và làm nghề này, vậy thì kế toán kho là gì, và công việc chính của kế toán kho ra sao?

Trong thời đại kinh tế mở cửa, nhà nước tạo ra vô vàn cơ hội cho các doanh nghiệp trong nước, cũng như các doanh nghiệp nước ngoài phát triển thông qua các chính sách về thuế suất, những ưu đãi về hải quan,… Cùng với sự phát triển và ưu đãi đó, rất nhiều doanh nghiệp tư nhân trong nước được thành lập, cùng với rất nhiều công ty liên doanh liên kết, công ty của nước ngoài đổ bộ vào thị trường việt nam đem theo rất nhiều cơ hội việc làm cho lực lượng lao động trong nước.

Đối với bất kì công ty nào, đặc biệt là các công ty sản xuất, cung ứng dịch vụ, kho là một bộ phận vô cùng quan trọng của công ty. Kho – là nơi dự trữ hàng hóa, hàng chưa đưa vào tiêu dùng, nguyên vật liệu chưa sản xuất hoặc vập phẩm đang sản xuất dở dang. Ta có thể hiểu mọi nguyên vật liệu dùng để phục vụ quá trình sản xuất; hàng hóa thành phẩm của công ty đều tập trung tại đây.

Quản lí kho có hiệu quả sẽ khiến công ty xác định rõ chiến lược sản xuất cung ứng hàng hóa trong năm tiếp theo; định hướng được thị trường dựa vào đó có căn cứ để lập những phương án điều chỉnh chiến lược của công ty.

Đóng vai trò là người trực tiếp theo dõi, quản lý kho – kế toán kho là người nắm giữ trách nhiệm vô cùng quan trọng, là người đề ra những cơ sở cho các phòng ban khác định hướng chiến lược phát triển cho công ty.

Kế toán kho là gì và làm những công việc gì?

Các nghiệp vụ của kế toán kho

Công việc của kế toán kho đơn giản là theo dõi các hoạt động của kho, định khoản và theo dõi chúng trên sổ kế toán. Kho giống như một căn phòng lớn và công việc của kế toán kho là kiểm kê toàn bộ những sản phẩm ở đó, ghi chép lại sự vận động của sản phẩm.

Đối với công ty sản xuất

Kho của công ty sản xuất sẽ sở hữu sản phẩm dưới ba hình thái là thành phẩm, bán thành phẩm, nguyên vật liệu

Công việc của kế toán kho sẽ phát sinh khi có sự biến động của các dạng hình thái lưu trữ trong kho.

Nhập kho

• Đối với nguyên vật liệu

Nhập kho nguyên vật liệu là khi công ty mua vào nguyên vật liệu để phụ vụ cho việc sản xuất, công việc của kế toán kho sẽ là ghi chép lại số lượng nguyên vật liệu được nhập vào, số tiền công ty phải bỏ ra để sở hữu số lượng nguyên vật liệu đó.  Việc hoạch toán nghiệp vụ này sẽ được diễn ra trên các tài khoản liên quan đến nguyên vật liệu như tài khoản 152.

Việc ghi chép này phải có hóa đơn chứng từ mua bán đầy đủ, đối với nguyên vật liệu thô, có thể là giấy cân xe, hay các hóa đơn khác chứng minh được số lượng hàng mua vào của công ty.

• Đối với bán thành phẩm

Bán thành phẩm là khái niệm để chỉ hàng hóa sản xuất dở dang của công ty, nhập kho bán thành phẩm xuất hiện khi đang sản xuất nhưng hết nguyên vật liệu nhập kho chờ có nguyên vật liệu để sản xuất tiếp; kết thúc ngày sản xuất, năm sản xuất còn những sản phẩm hoàn thành dở dang, nhập kho để  chờ sang năm sản xuất mới; các sản phẩm hoàn thiện nhưng có lỗi nhỏ có thể sửa chữa, đưa vào danh mục hàng sai hỏng có thể phục hồi, nhập kho để chờ sửa chữa….

Đối với bán thành phẩm, những sản phẩm này được đưa vào kho từ các xưởng sản xuất của công ty, tiền mặt sẽ không xuất hiện khi kế toán là việc với loại sản phẩm này. Đối với loại sản phẩm này, kế toán kho phải thực hiện hoạch định trên tài khoản: 154 – chi phí sản xuất dở dang.

• Thành phẩm

Thành phẩm ở đây là những sản phẩm được sản xuất ra, không có lỗi và sẵn sàng cung ứng vào thị trường  để phục vụ tiêu dùng. Các sản phẩm này được đưa về từ nhà xưởng sản xuất của công ty, kế toán kho sẽ theo dõi sản lượng sản phẩm nhập kho hàng ngày cùng tồn kho sản phẩm. Thành phẩm được ghi trên tài khoản 155 – Thành phẩm

Xuất kho

Xuất kho là các hoạt động đem hàng hóa từ kho ra ngoài phục vụ mục đích kinh doanh của công ty. Kế toán theo dõi hoạt động này kết hợp với hoạt động nhập kho để kiểm soát tình hình thực tế công ty đang hoạt động sản xuất.

• Nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu khi xuất kho sẽ được đưa vào chuỗi nhà xưởng sản xuất của công ty để hình thành thành phẩm cũng bán thành phẩm, hoặc thanh lý. Việc xuất kho của nguyên vật liêu đưa vào sản xuất là việc nội bộ của công ty, nên trong công đoạn này sẽ chưa phát sinh lợi nhuận. Nếu công ty có ý định thanh lý nguyên vật liệu do tạm dừng sản xuất hoặc đổi mới nguyên vật liệu, khối lượng nguyên vật liệu thanh lý, giá thanh lý cùng số tiền công ty thu được sẽ được kế toán viên ghi chép lại đầy đủ.

Để có thể xuất kho, kế toán cần căn cứ vào các chứng từ cụ thể của việc yêu cầu xuất kho. Nếu là xuất kho cho đợt sản xuất mới phải có chỉ đạo từ các phòng ban cụ thể, nếu là xuất kho bổ sung nguyên vật liệu để tiếp tục sản xuất cũng cần chứng từ của xưởng sản xuất yêu cầu xuất kho. Khi thực hiện xuất kho cần ghi rõ số lượng nguyên vật liệu đã xuất kho, xác nhận của người vận chuyển hoặc tiếp nhận chỗ nguyên vật liệu đã xuất.

Từ số lượng nguyên vật liệu xuất kho cùng khối lượng thành phẩm, bán thành phẩm nhập kho, kế toán viên có thể đưa ra số liệu cụ thể, căn cứ vào đó phòng kế toán hoặc phòng tài chính sẽ xác định được việc công ty làm việc có hiệu quả hay không, tốn bao nhiêu nguyên vật liệu tạo ra một  đơn vị sản phẩm, điều này có thực sự tối ưu cho doanh nghiệp… Căn cứ vào đó các phòng ban khác sẽ có sự điều chỉnh nếu công ty hoạt động không có hiệu quả.

• Bán thành phẩm

Bán thành phẩm được xuất kho trong các trường hợp thanh lý, đưa lại vào sản xuất, việc theo dõi xuất nhập kho của bán thành phầm sẽ là củng cố thêm về ý kiến của kế toán viên đối với năng suất lao động của công ty.

• Thành phẩm

Xuất kho đối với thành phẩm là đưa sản phẩm vào lưu thông, mang lại lợi nhuận cho công ty.  Trong vòng quay hàng – tiền – hàng đối với các công ty sản xuất, đây là một khâu rất quan trọng. Công ty bán thành phẩm của mình thu được lợi nhuận, quay vòng vốn để tái đầu tư bắt đầu một chu kì sản xuất mới. Việc  xuất kho đối với thành phẩm cần có giấy tờ xuất kho, kèm theo chứng từ cụ thể, kế toán viên cần ghi lại giá trị cụ thể của từng lượng hàng đã xuất ra, căn cứ kết quả đó cùng với chi phí bỏ ra lúc công ty nhập kho nguyên vật liệu, kế toán sẽ xác định được lượng chi phí và doanh thu của công ty từ việc sản xuất hàng hóa.

Đối với công ty cung cấp hàng hóa

Đối với các công ty không trực tiếp sản xuất, chỉ là nhiệm vụ cung ứng hàng hóa, trong kho của các công ty này không tồn tại hình thái: Nguyên vật liệu với bán thành phẩm của hàng hóa. Nếu công ty sản xuất tập trung vào một mặt hàng chính, thì các công ty cung ứng lại rất đa dạng về số lượng hàng hóa mà họ bán.

Nhập/ xuất kho

Cũng như kế toán xuất nhập kho của công ty sản xuất, kế toán của công ty cung ứng sản phẩm lúc hoạch định các nghiệp vụ nhập cần có hóa đơn chứng từ cụ thể, đồng thời kế toán phải tính toán số tiền công ty bỏ ra để mua hàng hóa đó

Quản lý kho

Do các công ty cung ứng có rất nhiều hàng hóa đa dạng nên việc quản lý kho thể hiện sự rõ ràng sự quan trọng của nó hơn khi ở các công ty sản xuất. Kế toán kho có nhiệm vụ phân loại các loại mặt hàng có trong kho, sắp xếp chúng, theo dõi số lượng hàng lưu kho để tránh tình trạng không có đủ hàng cung ứng cho khách.

Một số kinh nghiệm khi làm kế toán kho

Những chú ý cần biết khi làm kế toán kho

Kế toán là công việc đòi hỏi sự cẩn thận của người làm, cùng sự minh bạch rõ ràng trong khâu ghi chép và xử lí số liệu, có một số chú ý  cho các bạn kế toán nói chung cũng như kế toán kho nói riêng:

• Các nghiệp vụ xuất nhập kho phải có chứng từ rõ ràng cụ thể
• Các chứng từ được sử dụng phải là chứng từ hợp luật, không bị mờ, nhòe, hay rách..
• Luôn phải kiểm tra, đối chiếu số lượng hàng nhập kho, xuất kho, tồn kho tối thiểu để tránh tình trạng khan hiếm hàng hóa khi có yêu cầu
• Thống nhất phương thức xuất nhập kho trong cùng một năm kế toán
• Tất cả các nghiệp vụ ghi chép lại đều phải được xuất file mềm đề phòng trường hợp không bảo quản được bản ghi chép tay

Những sai lầm thường gặp phải trong quá trình làm kế toán kho

• Không xác định được mức tồn kho tối thiêu

Mức tồn kho tối thiểu là mức tồn kho an toàn của công ty, ở mức tồn kho này công ty vừa có thể duy trì lượng hàng hóa tiêu thụ trên thị trường vừa kịp chờ mua thêm, hoặc sản xuất thêm hàng hóa mới. Mức tồn kho tối thiểu là mức kế toán phải tính toán và kiểm tra kho hàng ngày để theo dõi chỉ tiêu này. Nếu thành phẩm trong kho tồn tại  ít hơn mức tồn kho tối thiểu công ty sẽ đối mặt với tình trạng khan hiếm hàng hóa, không đủ hàng cung ứng ra thị trường. Nếu lượng thành phẩm trong kho lớn hơn quá nhiều so với mức tồn kho tối thiểu chứng tỏ lượng hàng trong ty đang bị ứ đọng, đây có thể là dấu hiệu cho thấy công ty không phản hồi đúng đắn với các tín hiệu của thị trường hoặc do chính sách của công ty

• Không lưu file mềm cho các nghiệp vụ phát sinh

Khi kế toán theo dõi các nghiệp vụ thường ghi chép trong sổ kế toán, tuy nhiên, việc này tồn tại rất nhiều rủi ro nếu sổ sách bị mất, hoặc hư hỏng. Nếu kế toán không xuất file mềm cho các nghiệp vụ, khi sổ sách kế toán gặp sự cố, sẽ không thể theo dõi các khoản xuất nhập của kho, công ty sẽ chịu tổn thất rất to lớn

• Không thực hiện các công tác phòng chống an toàn

Kho là nơi lưu trữ những thành phẩm của công ty, nếu không có các biện pháp phòng chống an toàn, khi xảy ra sự cố công ty sẽ chịu tổn thất vô cùng nặng nề. Các sự cố có thể gặp phải ở kho xưởng là các sự cố về chập cháy nổ điện dẫn đến hỏa hoạn,….

• Không có ghi chú cụ thể cho hàng hóa

Khi các thành phẩm, sản phẩm được lưu kho, kế toán nên ghi chú thời gian nhập kho của những loại sản phẩm này, tùy theo phương thức xuất kho của kế toán mà cách thức này có tác dụng khác nhau. Nếu kế toán sử dụng phương thức xuất kho “ Nhập trước xuất trước” việc ghi chú này sẽ giúp kế toán xác định nhóm hàng nào được xuất trước, nhóm hàng nào xuất sau. Còn với các kho chứa nhiều loại hàng hóa, việc ghi chú, phân lại sẽ giúp hàng hóa được phân loại cụ thể, tiện lợi hơn cho việc xuát nhập hàng.

• Nên có các cuộc kiểm tra hàng hóa định kỳ và bất chợt

Để tránh thất thoát hàng hóa, kế toán viên phải thường xuyên kiểm tra hàng hóa trong kho mà mình quản lý, phát hiện ra các sai phạm càng nhanh chóng càng giúp công ty họa động hiệu quả và không chịu thêm các chi phí khác phát sinh.

…

Trên đây là những gì kế toán kho phải thực hiện cùng những lưu ý cần thiết khi thực hiện công việc này. Cảm ơn các bạn đã quân tâm.